Informacja zwrotna służy do przekazywania pozytywnego i niepozytywnego feedbacku.
Wykonana w sposób prawidłowy pomaga w rozwiązywaniu problemów, a także jest sposobem na wsparcie rozwoju zawodowego pracownika.
WSKAZÓWKA
Ważne jest, aby udzielać informacji zwrotnej w taki sposób, aby pracownik jej wysłuchał oraz wykorzystał zawarte w niej uwagi.
W ten sposób zwiększysz poczucie zaufania do siebie, jako lidera.
ZASADY
W rozmowach z pracownikami kieruj się opisanymi dalej czterema zasadami (opracowane na podstawie „Podręcznik menedżera” Harvard Business Review).
Praktyka czyni mistrza – im więcej takich rozmów przeprowadzisz, tym będziesz w nich lepszy i będziesz je realizował z coraz lepszym skutkiem.
1.Obiektywnie przeanalizuj sytuację
Przemyśl swoje ewentualne uprzedzenia i założenia. Postaraj się zrozumieć daną sytuację, którą chcesz zaadresować.
Pomocne mogą być takie pytania:
- Co zaobserwowałem?
- Co powiedzieli mi inni?
- Jakie rzeczy, zachowania, mowę ciała, ton głosu interpretuję?
- Jakie to ma znaczenie?
- Czego nie wiem?
2. Zaplanuj rozmowę
Ułóż sobie, co chcesz powiedzieć i, jeśli to możliwe, przećwicz. Przekaż pracownikowi z pewnym wyprzedzeniem, że chcesz z nim porozmawiać i na jaki temat. Warto, abyś nie zaskoczył pracownika.
Wypisz sobie główne punkty, które chcesz omówić.
3. Przeprowadź rozmowę
Ważne, abyś podczas rozmowy skupiał się na zachowaniach i umiejętnościach, a nie na motywacjach i cechach pracownika. Nie używaj więc twierdzeń w rodzaju „jesteś osobą …”, „zawsze robisz …”.
Język, jaki warto używać do przekazania niepozytywnej informacji zwrotnej, to:
- Niepokoi mnie to zachowanie …
- Wpływ takiego zachowania na twoich współpracowników jest …
- Kiedy to powiedziałeś, …
- Kiedy to zrobiłeś, …
- W rezultacie twoich działań …
- Wyniki, o które mi chodzi, są …
Pamiętaj, abyś dowiedział się, co o danej sprawie sądzi pracownik. Często okazuje się, że jest coś, czego manager sam nie dostrzega.
Pomogą Ci w tym następujące zwroty:
- Co sądzisz o tej kwestii?
- Jak moje spostrzeżenia mają się do tego, co ty zaobserwowałeś?
- Czy pominąłem coś ważnego?
Jeśli napotkasz sprzeciw pracownika, nie upieraj się na siłę przy swoim zdaniu. Taka postawa pracownika nie musi oznaczać, że podważa Twój autorytet. Zamiast obstawania każdy przy swoim zdaniu, postaraj się ustalić, w czym się zgadzacie i w czym się różnicie.
Pomocne mogą być następujące pytania:
- Czy możesz mi pomóc dokładniej zrozumieć tę kwestię?
- Zgadzamy się co do …, natomiast mamy różne zdania odnośnie … Sądzę, że ta różnica poglądów wynika z … Co ty o tym myślisz?
4. Patrz do przodu
Nie zapomnij zakończyć spotkania spojrzeniem w przyszłość.
Zadbaj o to, co wspólnie z pracownikiem możecie uzgodnić odnośnie kolejnych kroków oraz przyszłych oczekiwań.
ZŁOTA ZASADA
Odnoś się do zachowań pracownika, a nie do jego osoby.
Ocena osoby jest formą krytyki, więc jak chcesz się na pracownika „wkurzać”, to opisz mu swoje odczucia oraz sposób w jaki Ty odbierasz daną sytuację.
CO Z TYM WKURZENIEM?
Jeśli pracownik czymś Cię zdenerwował i chcesz się na niego konstruktywnie wkurzyć, to zauważ, że przejście przez cztery zasady oraz zastosowanie się do złotej zasady spowoduje, że Twoje wkurzenie minie.
Pozostanie Ci konstruktywnie z nim przeprowadzić rozmowę.
