Pandemia zafundowała nam sporą zmianę – praca w trybie zdalnym.
Ale, czy faktycznie to jest taka nowość?
Już wcześniej firmy działające globalnie w wielu wypadkach miały zespoły rozproszone geograficznie. Więc tak naprawdę taka forma nie jest zupełnie nowa, ani nadzwyczajna. Mało tego, świat już wcześniej znał zasady, którymi można i warto posługiwać się, aby ten sposób funkcjonowania był jak najbardziej skuteczny.
CECHY
W książce „Jak być dobrym szefem”, jej autor – Bob Selden – przytacza (za Wayne’m Turmel’em) cechy charakterystyczne dla zespołu pracującego na odległość:
- Członków zespołu dzielą czas i odległość
- Komunikują się za pomocą technologii
- Trudniej jest podtrzymywać kontakty międzyludzkie
- Nie ma częstych i przypadkowych rozmów. W rezultacie nierzadko nie zauważa się błędów aż do późnego etapu procesu.
PRACA ONLINE
Trzy podstawowe zasady zarządzania wirtualnym zespołem: (za Harvard Business Review):
- Niezawodne i spełniające potrzeby Twoje oraz Twojego zespołu narzędzia technologiczne, jako podstawa Waszego kontaktu
- Jasno określone zasady postępowania oraz konsekwentne ich stosowanie
- Budowanie i pielęgnowanie relacji międzyludzkich
WYZWANIE
Zarządzanie wirtualnym zespołem zawsze jest wyzwaniem dla managera.
Kontakty osobiste albo praktycznie nie istnieją, albo są rzadkie. Nie ma więc tylu i takich interakcji społecznych, jakie zachodzą między ludźmi zlokalizowanymi w jednym miejscu.
A Ty, jako manager, chcesz tak wszystko zorganizować, aby Twój zespół sprawnie funkcjonował i dostarczał zaplanowane rezultaty.
DYSFUNKCJE
Brak kontaktów bezpośrednich może prowadzić do różnych dysfunkcji w zespole, jak na przykład:
- Poczucia izolacji
- Niepokoju i zagubienia
- Zwątpienia w siebie
- Gorszej jakości pracy
Poczucie niepewności, nieprzewidywalności dotyczy zarówno managerów, jak i ich pracowników. To może być potęgowane koniecznością pracy zdalnej, która wiąże się z koniecznością braku bezpośredniego kontaktu. Niezwykle ważną rolę w takich okolicznościach odgrywa odpowiednia komunikacja ze strony managera.
KOMUNIKACJA KRYZYSOWA
Okaeri Consulting opracowało zasady komunikacji kryzysowej dla firm w relacji z pracownikami, klientami i kontrahentami:
- Korzystajmy z faktów, mówmy prawdę
- Nie posługujmy się językiem emocji
- Budujmy zaufanie
- Nie bójmy się mówić „nie wiem”
- Inicjujmy i utrzymujmy kontakt z partnerami
- Nikogo nie stygmatyzujmy
- Ogłaszajmy i dyskutujmy propozycje działań, od których nie będzie odwrotu
- Uczciwie i rzetelnie komunikujmy się z pracownikami
- Najpierw informujmy zainteresowanych, dopiero później cały świat
- Działajmy dalej, ale z wyczuciem
ZASADA TOP 1
Te zasady powinny funkcjonować również w „normalnym” czasie. Nie tylko w sytuacji kryzysu.
Dodam do nich jedną bardzo ważną zasadę: umiejętność słuchania.
Trzeba słuchać – potrzeb, obaw, problemów, pomysłów itd. – aby we właściwy sposób móc się do nich odnieść. Komunikacja musi być prawdziwym dialogiem.
